هر روز با پیشرفت فناوری و نیازهای رو به رشد کسب‌وکارها، رویکردهای جدیدی برای مدیریت منابع کسبوکار و بهبود بهره‌وری و کیفیت فرایندها به‌وجود می‌آید. یکی از این رویکردها، استفاده از سیستم‌های مدیریت منابع کسبوکار (ERP) است که برای افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ERP بهعنوان یک نرم‌افزار جامع، سیستمی از تکنولوژی اطلاعاتی است که برای مدیریت فرایندهای سازمان‌ها استفاده میشود. این سیستم اطلاعاتی، اطلاعات و فرایندهای مرتبط با تمامی بخش‌های مختلف سازمان را به‌صورت یکپارچه جمعآوری و مدیریت می‌کند. مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، مدیریت منابع مالی، سازماندهی تجهیزات و منابع سازمان و هر گونه منابع سازمانی دیگر با استفاده از این سیستم قابل مدیریت است.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی با داشتن مزیت‌های فراوان، قابلیت سازمان را در مواجهه با تغییرات کسبوکار بهبود می‌بخشد. این موضوع تاثیر به‌سزایی در کاهش هزینه‌های پردازش اطلاعات، فروش، خرید، پشتیبانی، تدارکات، ارتباط با مشتریان، مدیریت منابع مالی، رفع نیازمندی‌های منابع انسانی درزمینه‌های مختلف، نگهداری تجهیزات و… می‌گذارد . همچنین موجب کاهش هزینه‌های خدمات، زمان ثبت اطلاعات مالی، مدیریت اموال و دارایی‌ها و درنهایت باعث افزایش راندمان کاری سازمان میشود.
در این مقاله به بررسی نقش ERP در افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان از جنبه‌های مختلف مانند مالی، عملیاتی و ارتباطی می‌پردازم.
نقش ERP در افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان از دو جهت میتواند مورد بررسی قرار گیرد؛ از یک سو، ERP میتواند موجب بهبود فرایندهای سازمانی شود و از سوی دیگر، با افزایش کارایی و کاهش هزینه‌های مرتبط با اجرای این فرایندها، هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد. در ادامه به بررسی جزئیات این جنبه‌ها می‌پردازیم:
نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) برای بانک‌ها و بیمه‌ها نقش‌های مهمی دارند که در زیر به برخی پرداخته شده است:
به‌طور کلی، نرم‌افزارهای ERP با بهبود فرایندهای سازمانی و مدیریت منابع، عملکرد سازمان‌ها همچون بانک‌ها و بیمه‌ها را بهبود و با افزایش انعطاف‌پذیری، هماهنگی و کاهش هزینه‌ها، بهره‌وری را افزایش می‌دهند.
یکی از ویژگی‌های مهم ERP ماژولاربودن آن است. راهکارهای این سیستم به شیوه‌ای طراحی میشود که هر جزء آنها قادر است به‌طور مستقل انجام وظیفه کند. با این مکانیزم و عملکرد متفاوت، هرگاه در عملکرد یکی از اجزای نرم‌افزار تغییری ایجاد شود، سایر اجزا دچار تغییر و مشکل جدی نمی‌شوند. یکی دیگر از ویژگی‌های این سیستم، یکپارچه بودن پایگاه داده‌های آن است. به این صورت که بخش‌های مختلف یک سازمان شامل پایگاه داده یکپارچه هستند و با یکپارچگی در پایگاه داده، داده‌های تکراری و زائد حذف می‌شوند.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی با بخش‌های بیرون از سازمان در ارتباط است و میتواند با افراد بیرون از سازمان، از قبیل مشتریان و تامین کنندگان تعامل مستقیم ایجاد کند. درواقع با استفاده از نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی، یک ارتباط به‌روز و ایمن بین عناصر زنجیره تامین کالا و خدمات سازمان ایجاد میشود.
این ویژگی‌ها با ابزارهای مختلف در حوزه‌های ذیل قابل دسترسی است:
1- حوزه منابع انسانی
یکی از امکانات در حوزه منابع انسانی تشکیلات و ساختار سازمانی است که ابزاری برای ثبت، نگهداری و گزارش‌گیری از اطلاعات پایه و تشکیلاتی سازمان به‌‌همراه حفظ تاریخچه تغییرات است و میتواند به‌صورت یکپارچه با دیگر زیرسیستم‌هایی همچون جذب منابع انسانی، پرسنلی و احکام، رفاه و آموزش و… ارتباط برقرار کند.
یکی دیگر از نیازهای منابع انسانی، جذب نیرو است. در نظام جذب منابع انسانی که بهعنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت منابع انسانی در نظر گرفته میشود، مراحل تامین نیروهایی را که باید با گذر از مراحل مدون پذیرش و استخدام سازمان، برای انجام وظایف مورد انتظار در مشاغل مختلف سازمانی آماده شوند، فراهم می‌کند.
با ثبت و نگهداری اطلاعات پرسنلی و گزارش‌گیری از اطلاعات، می‌توان به‌صورت یکپارچه با سیستم‌هایی مانند حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، حسابداری و اداری و… مرتبط شد. با امکانات ثبت احکام کارگزینی، محاسبه احکام ریالی و کنترل تمامی فرایندهای صدور احکام، ارتباط با سیستم‌های حقوق و دستمزد و… فراهم میشود.
براساس قواعد و قوانین تعریف‌شده و آیین‌نامه‌های پرسنلی صادرشده می‌توان محاسبات حقوق و دستمزد را به‌صورت کامل و با درنظرگرفتن تمامی استثنائات انجام داد و گزارش‌های لازم حقوق و دستمزد را دریافت کرد.
یکی از مهم ترین مباحث حوزه منابع انسانی در هر سازمان، حضور و غیاب و کنترل کارکرد سرمایه‌های انسانی است که در آن ثبت دقیق ترددها و محاسبه صحیح کارکرد، بهعنوان عملکرد اساسی به شمار می‌آید. تنوع در الگوهای تردد (شیفت‌ها) و قوانین محاسباتی، دامنه گسترده‌ای را درمورد عملکرد رقم می زند و درنتیجه، حوزه کاربردی این سیستم پیچیده و حساس است.
بهینه‌سازی فرایندهای امور رفاهی و بیمه‌ای سازمان نیز یکی از امکانات نرم‌افزار جامع منابع سازمانی(ERP) است که سازمان ها می‌توانند به‌راحتی هرچه بیشتر، به اهداف خود در امور رفاهی از قبیل بیمه تکمیلی و ارائه تسهیلات به کارکنان دست یابند.
درزمینه آموزش نیز، همکاران به ارائه برنامه‌ای نظام‌مند برای پیاده‌سازی فرایندهای برگزاری دوره‌های آموزشی مبتنی‌بر استاندارد ISO10015 نیاز دارند و می‌توان تمامی فرایندهای آموزش در سازمان را فراهم ساخت.
اثربخشی و ارزیابی عملکرد در سازمان نیز یک وظیفه مهم مدیریت منابع انسانی تلقی میشود. یک سیستم اثربخش ارزشیابی عملکرد میتواند انبوهی از مزیت‌ها را برای سازمان‌ها و کارکنان آنها ارزانی دارد که بازخورد عملکردی مشخص برای بهبود عملکرد، تعیین الزامات کارآموزی، تسهیل درزمینه توسعه کارکنان، ایجاد ارتباط نزدیک بین نتیجه‌گیری پرسنلی و عملکرد آنها، افزایش انگیزش و بهره‌وری، تخصیص پاداش و ارتقای شغلی را شامل میشود.
2- حوزه زنجیره تامین
مدیریت تامین‌کنندگان و خرید بهعنوان سامانه اصلی ورود کالا و خدمات در هر سازمان در زیرمجموعه ERP قرار دارد که با توجه به گردش کارهای متوالی و درنظرگرفتن اصول معاملات مدون هر سازمان میتواند تمامی فرایندهای مرتبط با درخواست کالا و خدمات تا پرداخت و امتیازدهی مربوط به تامین‌کنندگان را انجام دهد. این امکانات باید در قالب یک سیستم یکپارچه با سیستم‌های اموال و دارایی، مالی و بانکداری متمرکز (Core Banking) به‌صورت کامل ارائه شود و گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز برای سازمان‌های ذی‌نفع را فراهم آورد. در ادامه ثبت اطلاعات اموال و دارایی‌هایی و ارتباط آن با سیستم مالی و محاسبه استهلاک، انبارداری و مدیریت و کنترل قرارداد توسط سیستم ERP فراهم میشود.
3- حوزه ارتباط با مشتریان
مدیریت ارتباط با مشتری تحت عنوان نرم‌افزار CRM، راهحل ترکیبی کسبوکار در افزایش فروش و اثربخشی بهره‌وری است. درواقع می‌توان مجموعه‌ای قوی از پلتفرم‌ها، ابزارها و اپلیکیشن‌ها را با بهینه‌سازی هوش تجاری، دیدگاه اجتماعی، مدیریت کمپین‌ها و سایر موارد مرتبط با ارتباطات مشتری تصور کرد. مدیریت ارتباط با مشتری، بهره‌مندی از سیستمی است که فرایندها را تسهیل می‌بخشد و منجر به ایجاد مشتریان بیشتر میشود.
4- حوزه مالی
یکسان‌سازی استانداردهای گزارش‌گیری مالی و پذیرش استانداردهای بین‌المللی مانند IFRS باعث هماهنگی گزارش‌دهی در سراسر دنیا شده و به این ترتیب، مقایسه صورت‌های مالی مختلف در سطح جهانی و تامین سرمایه از منابع خارجی را تسهیل می‌کند. در ERP حوزه مالی رویکردی برای نگهداشت ثبت‌های حسابداری بر بنای دو استاندارد داخلی و IFRS است که میتواند برای سازمان بسیار سودمند باشد. قابلیت ارائه صورت‌های مالی به هر دو استاندارد، انتقال اسناد مالی مشابه بین دو استاندارد، سهولت و سرعت دسترسی به گزارش‌های مالی و ارائه گزارش‌های مقایسه‌ای بین دو استاندارد میتواند به مدیریت صورت‌های مالی همگرا کمک کند.
همچنین ERP میتواند مدیریت ارتباط با بانکداری متمرکز (Core Banking Gateway) را با وجود داشبوردهای مدیریتی برای نمایش وضعیت درخواست‌های ارسالی و نتایج حاصل شده، فراهم کند.
5- حوزه مدیریت بازرسی و حسابرسی
در مدیریت بازرسی و حسابرسی می‌توان نسبت به ایجاد و بررسی پرونده‌های بازرسی یا حسابرسی در سه نوع عمومی، موردی و تطبیقی، بستری ایجاد کرد تا بتوان با توجه به روال‌های مدون سازمان، جدول زمان‌بندی مرتبط را فراهم ساخت.
6- حوزه اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری برای سازمان و زیرمجموعه‌های آن، امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات و مستندات سازمانی را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا، فراهم می‌کند. هر سازمانی علاوه‌بر مکاتبات، فرم‌هایی مانند درخواست مرخصی، وام ضروری، ماموریت، درخواست گواهی اشتغال و… دارد که باید برمبنای فرایندهایی در سازمان به گردش درآید.
پیاده‌سازی ERP چیزی بیش از تغییر به یک سیستم نرم‌افزاری جدید را شامل میشود و به معنای بازنگری فرایندهای کسبوکار برای رسیدن به کارایی و بهره‌وری است. در این راه ممکن است موانعی وجود داشته باشد که باعث شود سیستم ERP به شکل مطلوب پیاده‌سازی نشود که از مهم ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:
مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی راهحل گسترده‌ای برای بسیاری از مسائلی که بانک‌ها و بیمه‌ها با آن مواجه هستند، ارائه می‌دهد و برای رسیدن به ERP مطلوب گام‌های ذیل باید برداشته شود:
با انجام گام‌های فوق و رفع موانع تعریف‌شده می‌توان به یک سیستم ERP مطلوب رسید؛ سیستمی که میتواند بهترین راهحل برای افزایش رشد کسبوکار و درک بهتر از نحوه عملکرد سازمان را برای مدیران و مسئولین به همراه داشته باشد. صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت فرایندها به نحوه مطلوب و بهبود کارایی و بهره‌وری مزیت‌های دیگری است که به‌واسطه این سیستم رقم می‌خورد.